テレワークを東京都江戸川区周辺地域で導入するならお任せください

テレワークはオフィスから離れた場所で仕事ができる柔軟なワークスタイルです。

そのため自宅や出先からでも打ち合わせに参加できる環境を作るために、インターネット上で打ち合わせができるWeb会議システムの導入を検討している会社が増えています。

 

しかし、江戸川テレワーク導入支援センターでお付き合いがあるお客様から

といったご相談を頂くことが多いです。

 

江戸川テレワーク導入支援センターでは、

様々なWeb会議システムを導入して、実証実験を行っております。

 

現在では2つのツールを用途に合わせて使い分けています。

 

今回は

という方向けに、「弊社でのWeb会議システムの活用事例」をご紹介します。

 

Web会議システムとは、インターネットを通じて遠隔地にいる人とのコミュニケーションを取るためのシステムです。

 

Web会議システムを活用する事で場所を問わずに打ち合わせや商談をすることができます。そのため、社外で仕事を行うテレワークには必須のシステムと言えます。

 

最近、新型コロナウイルス等の感染症対策として非対面で打ち合わせや商談を行う必要性が高まったため、Web会議システムが急速に普及するようになりました。

 

 

Web会議システムには、主に「社内用」と「社外用」の二つの種類があります。

 

社内用Web会議システムの主なツールと特徴は下記になります。

【主なツール】

・Microsoft Teams

・Zoom

・Whereby(旧：Appearin)

 

【特徴】

・部署単位での会議など大人数が参加する会議にも対応するため、同時に接続できる人数が多い

・全従業員がいつでも使用できるためにライセンスを付与する必要があるため、ライセンス費用が無料・安価である

 

社外用Web会議システムの主なツールと特徴は下記になります。

【主なツール】

・meet in

・bellFace

・Calling

 

【特徴】

・機密情報を扱う社外との商談に特化して作られているため、セキュリティ性が高い

・資料の共有機能や音声認識による自動議事録作成機能など、社外との打ち合わせに役立つ機能が充実している

 

江戸川テレワーク導入支援センターでは、社内用と社外用で下記のツールを使い分けて活用しています。

 

社内用：Microsoft Teams

社外用：meet in

 

【社内用：Microsoft Teams】

社内用Web会議システムにMicrosoft Teamsを導入している理由は、

・以前からMicrosoft365（旧：Office365）を導入しており、他のアプリとの連携ができるため、スムーズに活用できたこと

・社内用Web会議システムの中でも安価であるため、全社員にアカウントを付与するコストを抑えられたこと

です。

 

江戸川テレワーク導入支援センターでの社内用Web会議システムの活用方法を3つご紹介します。

毎朝実施する朝礼時に活用しています。テレワークは全従業員がオフィスにいないため、コミュニケーションを取る機会が少なくなりがちです。そのため、社内用Web会議システムを使用して全社員が参加する朝礼を行うことでコミュニケーションをとる機会を補っています。

 

江戸川テレワーク導入支援センターはお客様先に訪問する機会が多く、営業担当者がオフィスに集まる機会が少ないため、Web会議システムを導入する前は社内会議の日程調整を行う手間が大変でした。Web会議システムを導入後は出先からでも会議に参加できるため、日程調整が容易になり、短い時間での社内会議も頻度高く開催できるようになりました。そのため、営業案件等の進捗管理が確実になり、より質の高い営業活動ができるようになりました。

 

テレワークを実施した際にオフィスに出社しない在宅勤務者とのコミュニケーションが取りづらい、との意見がでました。そのため、オフィスと同様にすぐに話しかけられるようにする必要がありました。江戸川テレワーク導入支援センターでは、勤務時間中は常に在宅勤務者とWeb会議システムを接続することで解決しました。オフィスにモニター、カメラ、マイク、スピーカー、Web会議接続用PCを設置し、在宅勤務者は常にWeb会議接続用PCとWeb会議で接続しています。それにより、モニター越しに在宅勤務者がいるような環境を構築できるため、オフィスにいる場合と同様に在宅勤務者とコミュニケーションが取れています。

 

 

【社外用：meet in】

社外用Web会議システムにmeet inを導入している理由は、

・社外用Web会議システムの中で安価なこと

・セキュリティの安全性が高いこと

・商談用の機能が充実していること

です。

 

以前は社外用のWeb会議システムは導入しておらず、お客様先に訪問する事がほとんどでしたが、最近のコロナ禍でお客様にご迷惑を掛けないためには訪問営業を避ける必要が生じると予感したため、新型コロナウイルスが国内に蔓延し始めたタイミングで導入しました。

 

主な活用方法は、在宅勤務をしている営業担当者がお客様と1対1でのお打ち合わせや商談時です。

meet inは多くのWeb会議システムに必要なアカウントの登録やアプリのダウンロードが不要なため、PCに慣れていない方でもストレスなく使用できます。そのため、meet inを使用するハードルが低く、お客様からの評判が良いです。

 

社内用のMicrosoft Teamsと社外用のmeet inの二つのWeb会議システムを用途に分けて活用することで、最小限の費用で、より高度な商談や打ち合わせができるようになりました。

 

また、お客様にWeb会議システムの便利さをお伝えすることができるようになりました。自社でWeb会議システムを活用することで全社員が詳しい機能や特徴を理解できたためです。今後も新しいWeb会議システムが出てくるため、自社で導入して活用することで、お客様にそれぞれのWeb会議システムの便利さをお伝えできるようにしていきます。

 

江戸川テレワーク導入支援センターでは、自社で実践しているテレワーク事例をもとにご提案させて頂いております。

Web会議システムやセキュリティでお悩みがありましたら、「江戸川テレワーク導入支援センター」にご相談ください。