テレワーク導入コラム
当センターのペーパーレス化実践事例【江戸川テレワーク導入支援センター】
2020-09-11
感染症対策として最近テレワークに取り組まれる企業が増えてきます。
しかし、テレワークの実施には紙の情報の電子化が必須になります。
そのため、なかなか実施に踏み込めない中小企業様も多いのではないでしょうか？
そこで、江戸川区周辺の中小企業様のテレワークを推進している
江戸川テレワーク導入支援センターが取り組んだ
中小企業としてのペーパーレス化の事例を紹介します。
そもそもペーパーレス化とは？
ペーパーレス化というと、社内の書類を全て電子化すると誤解される方も多いですが、
電子化できない書類もたくさんあります。
ここで言うペーパーレス化とは、オフィスで使用する紙の量を減らすということです。
ペーパーレス化を実現するためには、紙に印刷された書類は書庫で管理するのではなく、
紙書類を電子化してパソコンなどの端末上で管理、編集できるようにします。
ペーパーレス化に取り組むことにより、
コスト削減、業務効率の向上、紙の書類の紛失を未然に防ぐことができます。
また、意外かもしれませんが、ペーパーレス化を推進することで
社内の情報セキュリティ対策を強化できるメリットがあります。
江戸川テレワーク導入支援センターがペーパーレス化を取り組んだ理由
私たちがペーパーレス化に取り組んだ背景は、主に下記となります。
①書類の一元管理
②保管スペースの削減
③紙の書類の紛失防止
特に、これまでは書庫や机の上などにも紙書類が大量にあり、
必要な書類を探し出すだけで時間がかかってしまいました。
そこで、私たちは紙書類を電子化することに挑戦していきました。
クラウドストレージサービスなどを活用して、電子化した書類を保存することで、
必要な書類を「検索」することが出来るようになりました。
探したいキーワードで検索するだけで、必要な書類を簡単に見つけ出すことができるようになり、書類を探す時間が大幅に削減できました。
また、紙書類を電子化して保管するため、書庫の数を大幅に削減することができるようになり、事務所のスペースを有効活用することができました。
もう一つの理由として紙の書類の紛失防止があります。
ペーパーレス化以前は、書庫に保管をしている書類もあれば、
机の上や営業車の中、営業カバンの中など、様々な場所で書類を保管していました。
当たり前ですが、多くの書類がある中で様々な場所に書類を保管していると、
業務上、必要となる書類を紛失してしまうことが多々ありました。
ペーパーレス化を実施することで、ほとんどの書類をクラウドストレージサービスを活用して保管することになり、書類を紛失してしまうことが無くなりました。
江戸川テレワーク導入支援センターがペーパーレス化に使用したツール
江戸川テレワーク導入支援センターの事務所には、多くの書類がありました。ペーパーレス化に欠かせなかったツールがRICOHの複合機です。旧来の複合機と異なり、最新の複合機は社内サーバーへ直接FAX受信転送ができ、さらに、会社のパソコンからFAX送信もすることができます。また、弊社では紙文書を様々なファイル形式に変換する機能もオプション機能として導入し、簡単に取り込むファイルの形式を変更することができます。このような機能を持ち合わせていることから最新の複合機は中小企業のペーパーレス化に欠かせない存在ともいえます。
テレワーク×ペーパーレス化
ペーパーレス化に取り組んだ目的の一つが、社内の紙の書類を整理することでしたが、必要な書類はオフィスに出社しなくても確認できるようになったため、テレワークの実施にも役立っています。
テレワークは場所を選ばずに働くことができる柔軟なワークスタイルです。
そのため、必要な情報を外出先でも閲覧と編集ができることは大前提です。
まずは、ペーパーレス化に取り組んだことで、
スムーズにテレワークを実施できるようになりました。
まとめ
紙媒体で社内の情報を管理していることが、テレワーク推進の障壁となる場合があります。社内のペーパーレス化に取り組むことで、テレワークの活用に役立てることができます。
江戸川テレワーク導入支援センターでは、
江戸川区を中心とした、中小企業のテレワーク導入サポートを実施しています。
社内のペーパーレス化やテレワークの実施でお困りの中小企業様は、
「江戸川テレワーク導入支援センター」にご相談ください。